Alur kerja permohonan agar organisasi pendukung terdaftar tidak melanggar Undang-Undang Pengacara Administratif

Apa yang Berubah dalam Revisi Undang-Undang Gyoseishoshi

Seiring dengan perluasan sistem Keterampilan Khusus, jumlah permohonan yang ditangani oleh Lembaga Pendukung Terdaftar terus meningkat dari tahun ke tahun. Di tengah bertambahnya beban kerja, banyak pihak mungkin merasa khawatir apakah alur kerja permohonan di perusahaannya sudah sesuai hukum, atau pada titik mana suatu tindakan dapat dianggap melanggar Undang-Undang Gyoseishoshi.

Dalam revisi Undang-Undang Gyoseishoshi yang mulai berlaku pada Januari 2026, cakupan pelanggaran dan sanksi diperkuat secara signifikan. Artikel ini menjelaskan poin-poin revisi undang-undang yang perlu dipahami oleh Lembaga Pendukung Terdaftar, pola pelanggaran yang sering terjadi di lapangan, serta cara membangun sistem kepatuhan yang sesuai hukum.

Sebelum revisi, Pasal 19 Undang-Undang Gyoseishoshi melarang pihak yang bukan gyoseishoshi untuk membuat dokumen “dengan memperoleh imbalan”. Namun, karena cakupan “imbalan” tidak jelas, dalam praktik muncul pemahaman bahwa pelanggaran dapat dihindari dengan mengubah nama atau bentuk biaya.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah diberlakukannya ketentuan sanksi ganda, yaitu sistem yang memungkinkan badan hukum turut dikenai sanksi. Sebelumnya, hanya individu yang melakukan pelanggaran yang menjadi subjek hukuman. Setelah revisi, badan hukum itu sendiri juga dapat dikenai sanksi. Artinya, apabila staf Lembaga Pendukung Terdaftar melanggar Undang-Undang Gyoseishoshi, bukan hanya staf tersebut secara pribadi, tetapi badan hukum Lembaga Pendukung Terdaftar itu sendiri juga dapat menjadi subjek hukuman.

---

Tiga Pola Pelanggaran yang Sering Terjadi pada Lembaga Pendukung Terdaftar

Setelah berlakunya undang-undang hasil revisi, alur kerja seperti berikut dapat menimbulkan risiko hukum.

Pola 1: Biaya pembuatan dokumen dimasukkan ke dalam biaya dukungan

Ini adalah kasus ketika biaya dukungan yang diterima Lembaga Pendukung Terdaftar dari organisasi penerima atau perusahaan penerima secara substansial mencakup imbalan atas pembuatan dokumen terkait permohonan status tinggal. Dalam undang-undang hasil revisi, pembuatan dokumen dengan memperoleh imbalan menjadi objek regulasi tanpa memandang nama biayanya. Karena itu, apabila secara substansi terdapat pembuatan dokumen dalam rincian biaya dukungan, terdapat risiko tindakan tersebut dinilai sebagai pelanggaran.

Pola 2: Membuat dokumen permohonan dengan nama “konsultasi”

Ini adalah kasus ketika layanan diberi nama seperti “konsultasi permohonan” atau “dukungan permohonan”, tetapi secara nyata mencakup pembuatan dokumen permohonan status tinggal. Apa pun nama layanannya, apabila terdapat substansi pembuatan dokumen, tindakan tersebut sangat mungkin dianggap bertentangan dengan Pasal 19 Undang-Undang Gyoseishoshi.

Pola 3: Menyediakan seluruh layanan dalam satu paket penuh

Ini adalah kasus ketika penerimaan warga negara asing, permohonan status tinggal, hingga dukungan kehidupan sehari-hari disediakan sebagai satu paket menyeluruh, dan di dalamnya terdapat pekerjaan pembuatan dokumen. Meskipun imbalan diterima untuk paket secara keseluruhan, jika bagian pembuatan dokumen termasuk di dalamnya, risiko hukum yang sama tetap muncul.

---

Tiga Poin untuk Membangun Sistem Kepatuhan

Poin 1: Membangun sistem agar pembuatan dokumen dipercayakan kepada gyoseishoshi

Langkah paling pasti adalah menetapkan alur kerja yang menyerahkan pembuatan dokumen terkait permohonan status tinggal kepada gyoseishoshi. Peran Lembaga Pendukung Terdaftar perlu dibatasi pada pengumpulan dan penyediaan informasi faktual mengenai warga negara asing, organisasi penerima, serta pihak terkait lainnya, sementara pembuatan dokumen dan pengajuan dilakukan oleh gyoseishoshi. Pembagian peran yang jelas ini menjadi dasar kepatuhan.

Poin 2: Memisahkan kategori imbalan secara jelas

Penting untuk memisahkan secara jelas biaya dukungan Lembaga Pendukung Terdaftar dan imbalan pembuatan dokumen yang dibayarkan kepada gyoseishoshi dalam faktur dan tanda terima. Jika imbalan tercampur, terdapat risiko biaya dukungan dinilai mencakup imbalan atas pembuatan dokumen.

Poin 3: Mencatat dan menyimpan bukti alur kerja

Penting juga untuk meninggalkan catatan mengenai “siapa melakukan pekerjaan apa dan sampai batas mana”. Dengan menyimpan bukti atas seluruh proses, seperti gyoseishoshi melakukan wawancara dengan pemohon, memastikan kehendak pemohon, dan membuat dokumen berdasarkan penilaian profesional, alur kerja yang sesuai hukum dapat ditunjukkan secara objektif.

---

Mewujudkan Sistem Kepatuhan dengan RakuVisa

RakuVisa adalah platform permohonan status tinggal yang memasukkan persyaratan kepatuhan di atas ke dalam desain sistemnya. Platform ini mewujudkan pembagian peran yang tepat antara Lembaga Pendukung Terdaftar dan gyoseishoshi melalui mekanisme sistem.

Secara khusus, pembuatan dokumen otomatis dan pengajuan melalui API hanya dapat dilakukan melalui akun gyoseishoshi. Hak edit Lembaga Pendukung Terdaftar dibatasi hanya pada informasi faktual mengenai warga negara asing, organisasi penerima, dan Lembaga Pendukung Terdaftar itu sendiri. Dengan demikian, risiko “Lembaga Pendukung Terdaftar tanpa sengaja membuat dokumen” dapat dihilangkan secara struktural.

Selain itu, RakuVisa memiliki fitur untuk merekam dan menyimpan secara otomatis wawancara web antara gyoseishoshi dan pemohon, sehingga bukti bahwa gyoseishoshi menjalankan tugas berdasarkan penilaian independen dapat diamankan. Konfirmasi persetujuan pemohon melalui tanda tangan online dan eKYC atau verifikasi identitas juga harus selesai bersamaan dengan wawancara sebelum tombol pengajuan API dapat diaktifkan.

Lebih lanjut, pada faktur dan tanda terima, imbalan gyoseishoshi dan biaya penggunaan sistem ditampilkan secara terpisah dan jelas, sehingga risiko tercampurnya imbalan juga dapat dihindari.

---

Ringkasan

Dengan berlakunya revisi Undang-Undang Gyoseishoshi, risiko kepatuhan bagi Lembaga Pendukung Terdaftar saat terlibat dalam pekerjaan permohonan status tinggal menjadi lebih besar daripada sebelumnya. Pembuatan dokumen dengan memperoleh imbalan “apa pun nama atau bentuknya” kini menjadi objek regulasi, dan melalui ketentuan sanksi ganda, badan hukum juga dapat dikenai sanksi.

Untuk membangun sistem kerja yang sesuai hukum, penting untuk menyerahkan pembuatan dokumen kepada gyoseishoshi, memisahkan imbalan secara jelas, dan menyimpan bukti alur kerja. Membangun sistem pemrosesan yang sesuai hukum melalui kerja sama dengan gyoseishoshi menjadi fondasi bagi keberlanjutan bisnis dan kepercayaan terhadap Lembaga Pendukung Terdaftar.

---