ขั้นตอนการดำเนินงานยื่นคำขอเพื่อไม่ให้หน่วยงานสนับสนุนการลงทะเบียนละเมิดกฎหมายทนายความบริหารของญี่ปุ่น

กฎหมาย Gyoseishoshi ที่แก้ไขใหม่ เปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง

จากการขยายตัวของระบบทักษะเฉพาะทาง จำนวนคำขอที่หน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนต้องดำเนินการเพิ่มขึ้นทุกปี ท่ามกลางปริมาณงานที่มากขึ้น หลายท่านอาจรู้สึกกังวลว่า “ขั้นตอนการยื่นคำขอของบริษัทตนเองมีปัญหาทางกฎหมายหรือไม่” หรือ “ขอบเขตใดที่จะเข้าข่ายละเมิดกฎหมาย Gyoseishoshi”

กฎหมาย Gyoseishoshi ฉบับแก้ไขที่มีผลบังคับใช้ในเดือนมกราคม 2026 ได้ขยายขอบเขตการกระทำผิดและเพิ่มความเข้มงวดของบทลงโทษอย่างมาก บทความนี้จะอธิบายประเด็นสำคัญของกฎหมายฉบับแก้ไขที่หน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนควรทราบ รูปแบบการกระทำผิดที่มักเกิดขึ้นในภาคปฏิบัติ และวิธีสร้างระบบการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเหมาะสม

ก่อนการแก้ไข มาตรา 19 ของกฎหมาย Gyoseishoshi ห้ามมิให้ผู้ที่ไม่ใช่ Gyoseishoshi จัดทำเอกสาร “โดยได้รับค่าตอบแทน” อย่างไรก็ตาม เนื่องจากขอบเขตของ “ค่าตอบแทน” ไม่ชัดเจน จึงเกิดการตีความในทางปฏิบัติว่า หากเปลี่ยนชื่อเรียกของค่าบริการ ก็อาจหลีกเลี่ยงการกระทำผิดได้

อีกประเด็นที่ควรให้ความสำคัญคือ การเพิ่มบทบัญญัติเรื่องความรับผิดของนิติบุคคลควบคู่กับผู้กระทำผิด เดิมที ผู้ที่ถูกลงโทษมีเพียงบุคคลที่กระทำการฝ่าฝืนเท่านั้น แต่หลังการแก้ไข นิติบุคคลเองก็อาจถูกลงโทษด้วย กล่าวคือ หากพนักงานของหน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนฝ่าฝืนกฎหมาย Gyoseishoshi ไม่เพียงแต่พนักงานคนนั้นเท่านั้น แต่นิติบุคคลซึ่งเป็นหน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนเองก็อาจตกเป็นผู้ถูกลงโทษ

---

รูปแบบการกระทำผิด 3 ประการที่มักเกิดขึ้นในหน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียน

หลังจากกฎหมายฉบับแก้ไขมีผลบังคับใช้ ขั้นตอนการทำงานดังต่อไปนี้อาจมีความเสี่ยงทางกฎหมาย

รูปแบบที่ 1: รวมค่าจัดทำเอกสารไว้ในค่าบริการสนับสนุน

เป็นกรณีที่ค่าบริการสนับสนุนซึ่งหน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนได้รับจากองค์กรต้นสังกัดหรือบริษัทผู้รับ มีค่าตอบแทนสำหรับการจัดทำเอกสารเกี่ยวกับคำขอสถานภาพการพำนักรวมอยู่โดยพฤตินัย ภายใต้กฎหมายฉบับแก้ไข การจัดทำเอกสารโดยได้รับค่าตอบแทนจะถูกควบคุมไม่ว่าจะใช้ชื่อเรียกใด ดังนั้น หากรายละเอียดของค่าบริการสนับสนุนมีข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการจัดทำเอกสารรวมอยู่ ก็มีความเสี่ยงที่จะถูกพิจารณาว่าเป็นการกระทำผิด

รูปแบบที่ 2: จัดทำเอกสารคำขอภายใต้ชื่อ “ที่ปรึกษา”

เป็นกรณีที่ให้บริการในชื่อ “ที่ปรึกษาด้านการยื่นคำขอ” หรือ “สนับสนุนการยื่นคำขอ” แต่ในความเป็นจริงมีการจัดทำเอกสารคำขอสถานภาพการพำนัก ไม่ว่าจะใช้ชื่อบริการอย่างไร หากมีข้อเท็จจริงว่าเป็นการจัดทำเอกสาร ก็มีความเป็นไปได้สูงที่จะขัดต่อมาตรา 19 ของกฎหมาย Gyoseishoshi

รูปแบบที่ 3: ให้บริการแบบแพ็กเกจครบวงจร

เป็นกรณีที่ให้บริการตั้งแต่การรับชาวต่างชาติ การยื่นคำขอสถานภาพการพำนัก ไปจนถึงการสนับสนุนการใช้ชีวิตในรูปแบบแพ็กเกจเดียว และมีงานจัดทำเอกสารรวมอยู่ในนั้น แม้จะได้รับค่าตอบแทนสำหรับแพ็กเกจโดยรวม หากมีส่วนของการจัดทำเอกสารรวมอยู่ ก็มีความเสี่ยงเช่นเดียวกัน

---

3 ประเด็นสำคัญในการสร้างระบบการปฏิบัติตามกฎหมาย

ประเด็นที่ 1: จัดระบบให้การจัดทำเอกสารดำเนินการโดย Gyoseishoshi

มาตรการที่แน่นอนที่สุดคือการจัดตั้งขั้นตอนการทำงานที่มอบหมายการจัดทำเอกสารเกี่ยวกับคำขอสถานภาพการพำนักให้แก่ Gyoseishoshi บทบาทของหน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนควรจำกัดอยู่ที่การรวบรวมและให้ข้อมูลข้อเท็จจริงเกี่ยวกับชาวต่างชาติและองค์กรต้นสังกัด ส่วนการจัดทำเอกสารและการยื่นคำขอควรดำเนินการโดย Gyoseishoshi การแบ่งบทบาทอย่างชัดเจนเช่นนี้คือพื้นฐานของการปฏิบัติตามกฎหมาย

ประเด็นที่ 2: แยกประเภทค่าตอบแทนให้ชัดเจน

สิ่งสำคัญคือการแยกค่าบริการสนับสนุนของหน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนออกจากค่าตอบแทนสำหรับการจัดทำเอกสารที่จ่ายให้แก่ Gyoseishoshi อย่างชัดเจนในใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน หากค่าตอบแทนปะปนกัน อาจมีความเสี่ยงที่จะถูกประเมินว่าค่าบริการสนับสนุนมีค่าตอบแทนสำหรับการจัดทำเอกสารรวมอยู่

ประเด็นที่ 3: บันทึกและเก็บหลักฐานของขั้นตอนการทำงาน

การเก็บบันทึกว่า “ใครดำเนินงานในขอบเขตใด” ก็มีความสำคัญเช่นกัน การเก็บรักษาหลักฐานของกระบวนการทั้งหมด เช่น Gyoseishoshi ได้สัมภาษณ์ผู้ยื่นคำขอ ยืนยันเจตนาของเจ้าตัว และจัดทำเอกสารตามดุลยพินิจเชิงวิชาชีพ จะช่วยแสดงได้อย่างเป็นรูปธรรมว่าขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยชอบด้วยกฎหมาย

---

การสร้างระบบการปฏิบัติตามกฎหมายด้วยการใช้ RakuVisa

RakuVisa คือแพลตฟอร์มยื่นคำขอสถานภาพการพำนักที่ออกแบบระบบโดยผสานข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎหมายข้างต้นไว้ในโครงสร้างของระบบ ช่วยให้เกิดการแบ่งบทบาทอย่างเหมาะสมระหว่างหน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนและ Gyoseishoshi

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การสร้างเอกสารอัตโนมัติและการยื่นคำขอผ่าน API สามารถดำเนินการได้เฉพาะบัญชีของ Gyoseishoshi เท่านั้น สิทธิ์ในการแก้ไขของหน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนจำกัดเฉพาะข้อมูลข้อเท็จจริงเกี่ยวกับชาวต่างชาติ องค์กรต้นสังกัด และหน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนเอง ด้วยโครงสร้างนี้ จึงลดความเสี่ยงที่ “หน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนจะเป็นผู้จัดทำเอกสาร” ได้ในเชิงระบบ

นอกจากนี้ ยังมีฟังก์ชันบันทึกและจัดเก็บการสัมภาษณ์ทางเว็บระหว่าง Gyoseishoshi กับผู้ยื่นคำขอโดยอัตโนมัติ เพื่อเก็บหลักฐานว่า Gyoseishoshi ได้ดำเนินงานตามดุลยพินิจที่เป็นอิสระ การยืนยันความยินยอมของผู้ยื่นคำขอผ่านลายเซ็นออนไลน์และ eKYC หรือการยืนยันตัวตน จะต้องเสร็จสิ้นพร้อมกับการสัมภาษณ์ก่อน ปุ่มยื่นคำขอผ่าน API จึงจะเปิดใช้งานได้

ยิ่งไปกว่านั้น ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินจะแสดงค่าตอบแทนของ Gyoseishoshi และค่าบริการระบบแยกกันอย่างชัดเจน จึงช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงจากการปะปนของค่าตอบแทน

---

สรุป

จากการมีผลบังคับใช้ของกฎหมาย Gyoseishoshi ฉบับแก้ไข ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมายของหน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนในการเกี่ยวข้องกับงานยื่นคำขอสถานภาพการพำนักมีขนาดใหญ่ขึ้นกว่าเดิมอย่างมาก การจัดทำเอกสารโดยได้รับค่าตอบแทน“ไม่ว่าจะใช้ชื่อเรียกใดก็ตาม”จะอยู่ภายใต้การควบคุม และด้วยบทบัญญัติความรับผิดของนิติบุคคลควบคู่กับผู้กระทำผิด นิติบุคคลเองก็อาจถูกลงโทษด้วย

เพื่อสร้างระบบงานที่ชอบด้วยกฎหมาย สิ่งสำคัญคือการมอบหมายการจัดทำเอกสารให้แก่ Gyoseishoshi แยกค่าตอบแทนให้ชัดเจน และเก็บขั้นตอนการทำงานไว้เป็นหลักฐาน การจัดระบบให้ดำเนินการอย่างถูกต้องโดยร่วมมือกับ Gyoseishoshi คือรากฐานของความต่อเนื่องทางธุรกิจและการรักษาความน่าเชื่อถือของหน่วยงานสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียน

---